• Bücher (Buchführung), in denen die letzte Eintragung vor dem 01.01.2014 erfolgte.
• Inventare, soweit diese vor dem 01.01.2014 erstellt wurden.
• Jahresabschlüsse für Geschäftsjahre, die vor dem 01.01.2014 enden.
• Rechnungen mit Buchfunktion (zum Beispiel offene Postenlisten) und Buchungsbelege, sofern sie vor dem 01.01.2014 datiert sind.
• Buchungsbelege, sofern sie vor dem 01.01.2014 datiert sind: Rechnungen, Lieferscheine, Quittungen, Auftragszettel, Warenbestandsaufnahmen, Bankauszüge, Betriebskostenrechnungen, Bewertungsunterlagen, Buchungsanweisungen, Gehaltslisten, Kassenberichte, Protokassenbücher, Prozessakten, […]
• Empfangene Handelsbriefe (auch in mikroverfilmter Form) und Kopien abgesandter Handelsbriefe, soweit diese vor dem 01.01.2018 datiert sind.
• Sonstige Unterlagen, die für die Besteuerung von Bedeutung sind, soweit diese vor dem 01.01.2018 entstanden sind.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen müssen Unterlagen aufbewahrt werden, wenn und soweit sie für eine begonnene Außenprüfung, eine vorläufige Steuerfestsetzung, für anhängige steuerstraf- oder bußgeldrechtliche Ermittlungen, schwebende oder aufgrund einer Außenprüfung zu erwartende Rechtsbehelfsverfahren oder sonst zur Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen von Bedeutung sind.

Ferner dürfen nicht vernichtet werden: Alle Vertragsunterlagen, gegebenenfalls mit Änderungen und Ergänzungen, die noch Gültigkeit haben (z. B. Gesellschafts-, Anstellungs-, Mietverträge).

Aufbewahrung von Lohnunterlagen

Darüber hinaus können nach Ablauf des Jahres 2023 folgende Unterlagen vernichtet werden, soweit sie nicht aufgrund steuer- oder handelsrechtlicher Aufbewahrungsfristen länger aufbewahrt werden müssen:

• Lohn- und Gehaltskonten, soweit die letzte Eintragung vor dem 01.01.2018 erfolgte.
• Unterlagen zur Lohnsteuerpauschalierung, soweit die letzte Eintragung vor dem 01.01.2018 erfolgte
• Lohn- und Beitragsabrechnungsunterlagen sowie Bescheinigungen für Arbeitnehmer, die im Jahr 2022 Bestandteil einer Betriebsprüfung waren.